Travelog Seorang PA - Rutin Harianku

" Di sini, aku timba pelbagai pengalaman, perasaan dan tugasan - Kau Tetap DiHati!"

Maka, bermulalah detik kerjaya saya sebagai seorang PA kepada seorang tokoh masyarakat yang dihormati dan disegani. Dalam tempoh sebulan dua, saya banyak merujuk Kak O (PA sebelumnya) untuk kerja-kerja asasi dalam menjalani tugas ini dengan tip-top!

Mula-mula, saya benar-benar kekok dan agak janggal dibuatnya. Mana tidaknya, kerja-kerja ini sangat berbeza dengan tugasan saya sebagai seorang pensyarah, penulis dan editor sebelum ini!^^

Apa rutin harian saya?

Seawal selepas Subuh, saya akan semak jadual dan seluruh temujanji majikan saya dengan cermat daripada buku catatan khas PA Ketua Eksekutif. Lalu, saya akan mesej reminder kepada beliau secara terperinci segala maklumat mesyuarat atau pertemuan termasuk hari, tarikh, masa, tempat dan intipati ringkas perkara tersebut. Jika hari itu ada 6 mesyuarat atau temujanji – maka panjang dan penuh mesej tersebut.

Kerja ini kena sabar, teliti dan cermat. Kekadang, jika tersalah taip atau beri maklumat ia akan memberi kesan yang besar kepada penyusunan jadual boss saya. Pernah saya tersilap memaklumkan masa mesyuarat, sepatutnya bermula 8.30 pagi tetapi saya tertulis 9.00 pagi – lalu boss saya masuk mesyuarat lewat angkara kecuaian saya sedangkan beliau sangat menepati masa.

Rasa bersalah itu menghantui saya. Lantas, saya memohon maaf dan tidak akan berulang lagi perkara seperti ini.

Seawal jam 8.00 pagi saya akan membuka pintu pejabat Ketua Eksekutif. Setelah membuka segala komputer pejabat dan memastikan semua alatan di pejabat termasuk printer, mesin faks, penghawa dingin dan semuanya berfungsi dengan baik.

Lalu, saya akan kemaskan kesemua – meja, lantai karpet dan rak-rak almari akan tersusun kemas dan cantik. Di meja Ketua Eksekutif, susunan fail yang telah disemak, ditandatangai dan diluluskan akan diletakan di sebelah kanan. Mana-mana yang pending, akan dipinggirkan di bahagian kiri meja. Hal ini tidak di maklumkan oleh KE saya, tetapi ianya berlaku secara natural tanpa suara. Saya perlu peka, sensitif dan cakna dengan keperluan, body language dan kehendaknya.

Bagi memastikan bilik KE sentiasa bersih, wangi dan haruman – saya telah dibekalkan dengan penyembur wangian yang harum lagi menyegarkan. Setiap masa terluang akan saya semburkan ke seluruh bilik agar ianya melebar ke seluruh tempat. Mode keceriaan dan kesegaran bilik amat penting untuk memastikan kerja-kerja harian pengurusan berjalan dengan lancar!

Kemudian, saya akan semak jadual mesyuarat dan temujanji yang melibatkan KE di kolej. Jika ada, maka saya akan bergegas ke bilik mesyuarat untuk membersih, mengemas dan menyusun aturkan segala perkakasan di sana agar kemas, cantik dan tip-top.

Tugasan seterusnya, memastikan tempahan makanan, minuman dan kuih-miuh ringan tiba di bilik tersebut sebelum masa telah tiba. Jika melibatkan ahli mesyuarat VVIP atau kenamanan, saya perlu sediakan cenderhati untuk para tetamu. Biasaanya, hal ini dibantu oleh staff yang lain.

Surat khabar – saya perlu pastikan ianya ada di meja KE sebelum beliau masuk. Tiga surat khabar yang akan dibaca oleh beliau setiap hari – New Stairt Times, Sinar Harian dan Utusan Malaysia. Dalam waktu-waktu senggang atau menanti para tetamu, boss akan membelek surat khabar. Penting katanya, untuk mengetahui isu-isu semasa.

Ketua Eksekutif Masuk Pejabat

“ KE masuk hari ini,?”

“ Pukul berapa KE masuk?”

“ Nak jumpa KE boleh?”

Itulah mesej, pertanyaan dan call yang akan saya dapat setiap hari. Akan ada sahaja pengurus, staff dan pelajar yang berhajat untuk bertemunya dengan pelbagai urusan. Saya menjadi tempat rujuk dan pusat temujanji. Kekadangan satu hari sampai 10 orang bertemu tidak putus-putus.

Meja saya akan jadi kaunter tiket untuk ambil giliran. Itu belum lagi, dengan tetamu daripada luar KTD.

Selain kerja-kerja kesetiausahaan, pengurusan pejabat dan pengkeranian yang saya timba – saya juga bertanggungjawab menjadi penulis dan penyedia teks ucapan atau artikel untuk Ketua Eksekutif untuk pelbagai event, acara dan majlis. Kekadang, satu minggu sehingga 5 teks perlu disediakan. Lantaran itu, jika tidak cukup masa atau mengejar dateline – maka saya akan putuskan line telefon pejabat ke pejabat saya. Bukan apa, untuk fokus kerja penulisan.

Selain itu, kerja saya juga menerima panggilan dari dalam dan luar KTD. Ayat skema ini sentiasa kemas dibibir saya dengan nada suara bagaikan seorang operator :

“ Assalamualaikum, KTD, Boleh saya bantu?”

Itulah rutin ringkas kerja saya, tidak termasuk mesyuarat, perjumpaan dan bengkel-bengkel berkala yang akan kunjung tiba dengan penuh bergaya apabil tiba masanya. Apa pun, pada bulan-bulan pertama saya mengalami kejutan kerja yang bersangat lantaran beberapa bebanan dan amanah tugas yang datang bertimpa-timpa.

Pernah rasa sangat-sangat terbeban dan hampir menitis air mata. Apabila dikenangkan balik semuanya – terlalu banyak hikmah dan ibrah yang tersembunyi.

Saya merindui kamar itu.