" Di sini, aku timba pelbagai pengalaman, perasaan dan tugasan - Kau Tetap DiHati!"
Maka, bermulalah detik kerjaya saya
sebagai seorang PA kepada seorang tokoh masyarakat yang dihormati dan
disegani. Dalam tempoh sebulan dua, saya banyak merujuk Kak O (PA
sebelumnya) untuk kerja-kerja asasi dalam menjalani tugas ini dengan
tip-top!
Mula-mula, saya benar-benar kekok dan
agak janggal dibuatnya. Mana tidaknya, kerja-kerja ini sangat berbeza
dengan tugasan saya sebagai seorang pensyarah, penulis dan editor
sebelum ini!^^
Apa rutin harian saya?
Seawal selepas Subuh, saya akan semak
jadual dan seluruh temujanji majikan saya dengan cermat daripada buku
catatan khas PA Ketua Eksekutif. Lalu, saya akan mesej reminder
kepada beliau secara terperinci segala maklumat mesyuarat atau
pertemuan termasuk hari, tarikh, masa, tempat dan intipati ringkas
perkara tersebut. Jika hari itu ada 6 mesyuarat atau temujanji –
maka panjang dan penuh mesej tersebut.
Kerja ini kena sabar, teliti dan
cermat. Kekadang, jika tersalah taip atau beri maklumat ia akan
memberi kesan yang besar kepada penyusunan jadual boss saya. Pernah
saya tersilap memaklumkan masa mesyuarat, sepatutnya bermula 8.30
pagi tetapi saya tertulis 9.00 pagi – lalu boss saya masuk
mesyuarat lewat angkara kecuaian saya sedangkan beliau sangat
menepati masa.
Rasa bersalah itu menghantui saya.
Lantas, saya memohon maaf dan tidak akan berulang lagi perkara
seperti ini.
Seawal jam 8.00 pagi saya akan membuka
pintu pejabat Ketua Eksekutif. Setelah membuka segala komputer
pejabat dan memastikan semua alatan di pejabat termasuk printer,
mesin faks, penghawa dingin dan semuanya berfungsi dengan baik.
Lalu, saya akan kemaskan kesemua –
meja, lantai karpet dan rak-rak almari akan tersusun kemas dan
cantik. Di meja Ketua Eksekutif, susunan fail yang telah disemak,
ditandatangai dan diluluskan akan diletakan di sebelah kanan.
Mana-mana yang pending, akan dipinggirkan di bahagian kiri
meja. Hal ini tidak di maklumkan oleh KE saya, tetapi ianya berlaku
secara natural tanpa suara. Saya perlu peka, sensitif dan cakna
dengan keperluan, body language dan kehendaknya.
Bagi memastikan bilik KE sentiasa
bersih, wangi dan haruman – saya telah dibekalkan dengan penyembur
wangian yang harum lagi menyegarkan. Setiap masa terluang akan saya
semburkan ke seluruh bilik agar ianya melebar ke seluruh tempat. Mode
keceriaan dan kesegaran bilik amat penting untuk memastikan
kerja-kerja harian pengurusan berjalan dengan lancar!
Kemudian, saya akan semak jadual
mesyuarat dan temujanji yang melibatkan KE di kolej. Jika ada, maka
saya akan bergegas ke bilik mesyuarat untuk membersih, mengemas dan
menyusun aturkan segala perkakasan di sana agar kemas, cantik dan
tip-top.
Tugasan seterusnya, memastikan tempahan
makanan, minuman dan kuih-miuh ringan tiba di bilik tersebut sebelum
masa telah tiba. Jika melibatkan ahli mesyuarat VVIP atau kenamanan,
saya perlu sediakan cenderhati untuk para tetamu. Biasaanya, hal ini
dibantu oleh staff yang lain.
Surat khabar – saya perlu pastikan
ianya ada di meja KE sebelum beliau masuk. Tiga surat khabar yang
akan dibaca oleh beliau setiap hari – New Stairt Times, Sinar
Harian dan Utusan Malaysia. Dalam waktu-waktu senggang atau
menanti para tetamu, boss akan membelek surat khabar. Penting
katanya, untuk mengetahui isu-isu semasa.
Ketua Eksekutif Masuk Pejabat
“ KE masuk hari
ini,?”
“ Pukul berapa
KE masuk?”
“ Nak jumpa KE
boleh?”
Itulah mesej,
pertanyaan dan call yang akan saya dapat setiap hari. Akan ada sahaja
pengurus, staff dan pelajar yang berhajat untuk bertemunya dengan
pelbagai urusan. Saya menjadi tempat rujuk dan pusat temujanji.
Kekadangan satu hari sampai 10 orang bertemu tidak putus-putus.
Meja saya akan
jadi kaunter tiket untuk ambil giliran. Itu belum lagi, dengan tetamu
daripada luar KTD.
Selain kerja-kerja
kesetiausahaan, pengurusan pejabat dan pengkeranian yang saya timba –
saya juga bertanggungjawab menjadi penulis dan penyedia teks ucapan
atau artikel untuk Ketua Eksekutif untuk pelbagai event, acara dan
majlis. Kekadang, satu minggu sehingga 5 teks perlu disediakan.
Lantaran itu, jika tidak cukup masa atau mengejar dateline – maka
saya akan putuskan line telefon pejabat ke pejabat saya. Bukan apa,
untuk fokus kerja penulisan.
Selain itu, kerja
saya juga menerima panggilan dari dalam dan luar KTD. Ayat skema ini
sentiasa kemas dibibir saya dengan nada suara bagaikan seorang
operator :
“ Assalamualaikum, KTD, Boleh saya bantu?”
Itulah rutin
ringkas kerja saya, tidak termasuk mesyuarat, perjumpaan dan
bengkel-bengkel berkala yang akan kunjung tiba dengan penuh bergaya
apabil tiba masanya. Apa pun, pada bulan-bulan pertama saya mengalami
kejutan kerja yang bersangat lantaran beberapa bebanan dan amanah
tugas yang datang bertimpa-timpa.
Pernah rasa
sangat-sangat terbeban dan hampir menitis air mata. Apabila
dikenangkan balik semuanya – terlalu banyak hikmah dan ibrah yang
tersembunyi.
Saya merindui
kamar itu.
Read more...